Sachverhalt:

Mit Schreiben vom 02.12.2020 hat die SPD-Fraktion fristgerecht einen Antrag zur Ratssitzung am 16.12.2020 gestellt.

Der Antrag beinhaltet die Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Gemeinde Reichshof. Der Wortlaut des Antrages lautet wie folgt:

„In der Geschäftsordnung wird für die Tagesordnung der Ratssitzungen und Ausschusssitzungen folgende Punkte beim Sitzungsablauf aufgenommen:

• Genehmigung der Niederschrift der letzten Sitzung

• Bericht über die Durchführung gefasster Beschlüsse

• Sachstand unerledigter Beschlüsse“

Eine Begründung ist dem Antrag nicht beigefügt und wird in der Sitzung vorgetragen.

A) Zu Genehmigung der Niederschrift der letzten Sitzung:

§ 52 Gemeindeordnung NRW besagt: „Über die im Rat gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift aufzunehmen. Diese wird vom Bürgermeister und einem vom Rat zu bestellenden Schriftführer unterzeichnet.“

Der Inhalt der Niederschrift ist in der Gesetzesgrundlage nicht weiter normiert. Aus dem Begriff Beschlüsse lässt sich ableiten, dass sowohl Beschlüsse nach § 50 Abs. 1 und 2, als auch Wahlen nach den §§ 67, 50 Abs. 2 und 3 GO umfasst sind. Folglich ist über jede Entscheidung des Rates, welche auf eine Abstimmung beruht eine Niederschrift zu verfassen.

Darüber hinaus bestimmt sich der Inhalt der Niederschrift nach den hierüber in der Geschäftsordnung getroffenen Bestimmungen und den Beschlüssen des Rates.

Hierzu hat der Rat der Gemeinde Reichshof in seiner Sitzung am 25.04.2016 folgende Regelungen in Bezug auf die Niederschrift getroffen:

Geschäftsordnung für den Rat und der Ausschüsse der Gemeinde Reichshof

§ 24

Niederschrift

(1) Über die im Rat gefassten Beschlüsse ist durch den Schriftführer eine Niederschrift aufzunehmen.

Die Niederschrift muss enthalten :

a) die Namen der anwesenden und fehlenden Ratsmitglieder,

b) die Namen der sonstigen an den Beratungen teilnehmenden Personen,

c) Ort und Tag sowie Zeitpunkt des Beginns, einer etwaigen Unterbrechung und der

Beendigung der Sitzung,

d) die behandelten Beratungsgegenstände,

e) die gestellten Anträge,

f) die gefaßten Beschlüsse und die Ergebnisse von Wahlen,

g) die verhängten Ordnungsmaßnahmen.

(2) Die Niederschrift soll eine gedrängte Wiedergabe des Verhandlungsverlaufs enthalten.

(3) Der Schriftführer wird vom Rat bestellt. Soll ein Bediensteter der Gemeindeverwaltung bestellt werden, so erfolgt die Bestellung im Benehmen mit dem Bürgermeister.

(4) Die Niederschrift wird vom Bürgermeister und dem Schriftführer unterzeichnet.

Die Kommentierung Heldt/Becker/Decker/Kirchhof/Krämer/Wansleben gibt bezüglich des Inhaltes einer Niederschrift folgende Informationen:

„Die Verfassung der Niederschrift obliegt alleine dem Schriftführer. Das Recht des Rates erschöpft sich in der Befugnis, in der nächsten Sitzung eine Änderung bzw. Ergänzung der Niederschrift zu beschließen, so dass dieser Beschluss dann in die Niederschrift der nächsten Sitzung aufzunehmen ist.

(…)

Eine Genehmigung der Sitzungsniederschrift durch den Rat in der folgenden Sitzung sieht das Gesetz nicht vor und kann deshalb unterbleiben. Die einmal unterzeichnete Niederschrift kann nachträglich nicht mehr geändert werden, auch nicht durch Beschluss des Rates. Ist der Rat der Auffassung, dass die Niederschrift die gefassten Beschlüsse nicht richtig wiedergibt oder sonst Ungenauigkeiten enthält, so kann er dies nur durch einen neuen – ebenfalls zu protokollierenden – Beschluss feststellen.“

B) zu Bericht über die Durchführung gefasster Beschlüsse und Sachstand unerledigter Beschlüsse:

§55 Gemeindeordnung NRW gibt dem Rat die Ermächtigungsgrundlage der Kontrolle der Verwaltung.

Abs. 1 normiert, dass der Rat durch den Bürgermeister über alle wichtigen Angelegenheiten der Gemeindeverwaltung zu unterrichten ist. Des Weiteren ist der Bürgermeister verpflichtet, einem Ratsmitglied auf Verlangen Auskunft zu erteilen oder zu einem Tagesordnungspunkt Stellung zu nehmen.

Eine Berichterstattung über alle wichtigen Angelegenheiten erfolgt in jeder Sitzung des Rates, sowie der Ausschüsse durch den Bürgermeister und durch die Verwaltungsmitarbeiter. Des Weiteren werden die Ratsmitglieder per E-Mail informiert.

Der Unterrichtungspflicht wird nach Ansicht der Verwaltung hier genüge getan.

Gemäß Abs. 3 überwacht der Rat die Durchführung der Beschlüsse (….), sowie den Ablauf der Verwaltungsangelegenheiten.

Wie genau dies zu erfolgen hat normiert das Gesetz hier nicht.

Absatz 5 ermöglicht jedem Ratsmitglied vom Bürgermeister Akteneinsicht einzufordern, soweit die Akten der Vorbereitung oder Kontrolle von Beschlüssen des Rates oder des Ausschusses dienen, der es angehört. Dritte sind von der Teilnahme an der Akteneinsicht ausgeschlossen.

Eine Verweigerung der Akteneinsicht darf nur erfolgen, soweit ihr schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen.

Die Ablehnung ist schriftlich zu begründen.

Aufgrund der Erfüllung der oben genannten Berichtspflicht, ist der Rat über die Ausführung der Beschlüsse, als auch über den Sachstand von unerledigten Beschlüssen informiert.

Die Führung eines „Beschlussbuches“ für den Rat und alle Ausschüsse würde darüber hinaus für die Verwaltung einen unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand bedeuten.

Anlagen:

1. Antrag der SPD-Fraktion vom 02.12.2020