Sachverhalt:
Die FDP-Fraktion hat mit Schreiben vom 06.04.2021 einen Antrag zur Digitalisierung der Ratsarbeit gestellt.
Der Rat der Gemeinde Reichshof hat mit Ratsbeschluss vom 08.12.2015 die Einführung eines freiwilligen papierlosen Sitzungsdienst beschlossen, welcher zum 01.01.2016 in Kraft getreten ist.
Die Leitlinien des papierlosen Sitzungsdienst sind hier zu entnehmen.
Anlage 1 zur Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse
Leitlinien papierloser Sitzungsdienst
Grundsätze:
Ratsmitglieder und sachkundige Bürger können auf Wunsch am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen. In diesem Fall erfolgt der sitzungsbezogene Unterlagentransfer (Einladungen, Vorlagen, Mitteilungen und Niederschriften) ausschließlich auf elektronischem Wege durch Bereitstellung im Ratsinformationssystem. Durch Versand einer E-Mail auf die vom Teilnehmer angegebene E-Mail-Adresse wird auf das Vorliegen von neuen Sitzungsunterlagen hingewiesen.
Verfahren:
Zur Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst bedarf es einer schriftlichen Einverständniserklärung des jeweiligen Ratsmitgliedes/sachkundigen Bürgers. Das Ratsbüro stellt einen Vordruck für eine Einverständniserklärung zur Verfügung.
Bei Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst wird der postalische Versand der Sitzungsunterlagen eingestellt.
Sofern die Verwaltung in Ausnahmefällen (z. B. umfangreiche Anlage) Sitzungsunterlagen nicht in elektronischer Form zur Verfügung stellen kann, werden diese postalisch übersandt.
Elektronische Ausrüstung und Entschädigung:
Für die Nutzung des papierlosen Sitzungsdienstes ist ein Notebook (Laptop), Netbook oder Tablet-PC erforderlich, das sich der Teilnehmer selbst anschaffen muss. Der Rat regelt hierzu den Entschädigungsbetrag.
Weitere Ausrüstung (z. B. Drucker, Toner, Papier) wird verwaltungsseitig nicht zur Verfügung gestellt.
Darüber hinaus ist seitens des Teilnehmers für den Datenempfang (Download) eine Internetverbindung vorzuhalten. Hierfür anfallende Kosten werden nicht erstattet. Unabhängig davon wird im Ratssaal der Gemeinde Reichshof für die Teilnehmer am papierlosen Sitzungsdienst eine drahtlose Internetverbindung zur Verfügung gestellt.
Widerruf der Einverständniserklärung:
Die Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst kann durch schriftliche Erklärung beendet werden.
Bei unterjährigen Kündigungen ist die Entschädigungszahlung in voller Höhe zurückzuzahlen
Ergänzend hierzu ist noch zu erwähnen, dass das Ratsbüro als weiteren Service die Einladungsunterlagen, sowie die Niederschriften nicht nur im Ratsinformationssystem bereitstellt, sondern diese auch ebenfalls per Mail an die Ratsmitglieder / Ausschussmitglieder sendet.
Aktuell nehmen 14 Ratsmitglieder, sowie 2 sachkundige Bürger/innen am freiwilligen papierlosen Sitzungsdienst teil.
Bei der Einführung eines verpflichtenden papierlosen Sitzungsdienstes für alle Ratsmitglieder und sachkundigen Bürgern würden insgesamt jährlich circa 6.500 Euro an Sachkosten eingespart.
In der Sitzung des Ältestenrates am 06.10.2020 wurden die Mitglieder gebeten, die Einführung eines verpflichtenden papierlosen Sitzungsdienstes innerhalb der Fraktionen zu diskutieren.
Eine positive Rückmeldung erfolgte bis zu den beiden konstituierenden Ratssitzungen Anfang November nicht, so dass es bis zum heutigen Zeitpunkt bei der alten Regelung geblieben ist.
Anlagen:
1. Antrag der FDP-Fraktion
Der Rat der Gemeinde Reichshof beschließt:
1. Sämtliche Dokumente der Rats- und Ausschussarbeit werden ab Mai 2021 den Rats- und Ausschussmitgliedern nur noch digital zur Verfügung gestellt. Es entfällt somit der Druck, Sortierung und Zustellung von Dokumenten zur politischen Arbeit.
2. Zukünftig werden dringliche Abstimmungen dem Gemeinderat in Online-Formularen zur Verfügung gestellt.
3. Digitale Endgeräte für Rats- und Ausschussmitglieder sollen nicht durch die Gemeinde Reichshof zur Verfügung gestellt werden. Die Beschaffung, Betreuung und Wartung obliegt den Rats- und Ausschussmitgliedern.
4. Auf Antrag können Rats- und Ausschussmitgliedern die entsprechenden Dokumente weiterhin in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Der Versand erfolgt postalisch.
5. Eine automatische Benachrichtigungs-Email über neue Inhalte wird weiterhin rechtzeitig vor den Rats- und Ausschusssitzungen, sowie im Anschluss unmittelbar nach Aktualisierung der Vorlagen aus dem Ratsinformationssystem gewährleistet.
8. Die Verwaltung wird gebeten dem Rat eine grobe Aufstellung der zu erwartenden Einsparungen für Druck- und Personalkosten vorzulegen.
9. Die Verwaltung legt dem Rat nach einem Jahr einen Bericht über die tatsächliche digitale Nutzung, finanziellen und personellen Einsparungen vor.
Es wird folgender Beschluss gefasst:
Der Haupt- und Finanzausschuss beauftragt im Rahmen der Delegation der Entscheidungsbefugnisse des Rates gemäß § 60 Abs. 2 GO NRW die Verwaltung, die papierlose Sitzungsarbeit zu bewerben. Des Weiteren wird die Verwaltung beauftragt, die Einrichtung der Windows-Lizenz für die Mandatos-App zu prüfen.
Ausschussmitglied R. Becker erläutert den Antrag der FDP-Fraktion. Künftig soll den Ratsmitgliedern und Ausschussmitgliedern die Sitzungsunterlagen nur auf Antrag in Papier zur Verfügung gestellt werden.
Es schließt sich eine Aussprache an.
Bürgermeister Gennies verweist auf die Initiative der Verwaltung zu Beginn der Legislaturperiode einen verpflichtenden Sitzungsdienst einzuführen. Diese wurde durch die Fraktionen nicht mit getragen.
Ausschussmitglied Barth bemängelt, dass die Mandatos App nicht für Windows-Geräte zur Verfügung steht.
Herr Seynsche weist darauf hin, dass der Kauf der Windows-Lizenz mit monatlichen Wartungskosten verbunden ist.
Die Ausschussmitglieder bittet die Verwaltung die Einrichtung der Mandatos-App für Windows zu prüfen.
Gemeindekämmerer Dresbach weist nochmals auf die Kosteneinsparung bei einem kompletten Verzicht auf Papier hin. Für das Haushaltsjahr 2021 sind erstmals keine Haushaltspläne gedruckt worden und bittet die Fraktionen auch für das nächste Jahr auf gedruckte Exemplare des Haushaltsplanes zu verzichten.
Bürgermeister Gennies ruft zur Abstimmung auf.
Abstimmungsergebnis:
|
Dafür: |
18 |
dagegen: |
0 |
Enthaltung: |
0 |