Sachverhalt:
Der Haupt- und Finanzausschuss hat in seiner Sitzung am 20.03.2012 die Verwaltung beauftragt, Maßnahmen zur Einführung eines papierlosen Sitzungsdienstes umzusetzen. Mit Schreiben vom 21.08.2012 hat der Bürgermeister die Ratsmitglieder und sachkundigen Bürger informiert, dass alle erforderlichen technischen Umstellungen in AllrissNet erfolgten und man nunmehr die Möglichkeit hat, den papierlosen Sitzungsdienst freiwillig für den Rest der Legislaturperiode zu testen.
Die Verwaltung hat im Sommer 2014 entschieden, den Sitzungsdienst von Allriss auf Session umzustellen, weil zum einen diese Software wirtschaftlicher ist, und zum anderen, weil sich der papierlose Sitzungsdienst mit allen marktüblichen Geräten (Tabletts, Laptops oder Notebooks) und mit allen Systemen (Android, IOS und Windows) durchführen lässt. Die Softwareumstellung ist abgeschlossen.
Die Umstellung soll nicht für alle verpflichtend, sondern nur auf freiwilliger Basis erfolgen. Die freiwilligen Teilnehmer nutzen dabei ihre eigenen privaten Geräte. Die Teilnehmer, die sich für einen papierlosen Sitzungsdienst verpflichtend -siehe Anlage A- entscheiden, erhalten hierfür eine jährliche Entschädigung von 50,00€.
Der Rat muss für den papierlosen Sitzungsdienst seine Geschäftsordnung ändern. Der Entwurf zum I. Nachtrag der Geschäftsordnung ist als Anlage B beigefügt.
Das Ratsbüro kann für die Bedienung von SessionNet eine Schulung durchführen.
Anlagen:
Anlage A: Erklärung zur Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst
Anlage B: Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der
Gemeinde Reichshof
Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt/ der Rat beschließt
a) die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes für Ratsmitglieder und sachkundige Bürger ab dem 01.01.2016 auf freiwilliger Basis.
b) Teilnehmer des papierlosen Sitzungsdienstes erhalten eine jährliche Aufwandsentschädigung von 50,00€.
c) den I. Nachtrag zur Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Gemeinde Reichshof vom 20.10.1999
Es wird folgender Beschluss gefasst:
Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt
a) die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes für Ratsmitglieder und sachkundige Bürger ab dem 01.01.2016 auf freiwilliger Basis.
b) Teilnehmer des papierlosen Sitzungsdienstes erhalten eine jährliche Aufwandsentschädigung von 50,00€.
c) den I. Nachtrag zur Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse der Gemeinde Reichshof vom 20.10.1999 mit der Maßgabe in Artikel I eine E-Mail-Benachrichtigung vorzusehen.
Herr Seynsche erläutert die Vorlage.
Die noch fehlende Funktion des „Druckauftrages“ (1 zusammenhängende PDF-Datei) soll nach Auskunft der Herstellerfirma kurzfristig umgesetzt werden.
Es schließt sich eine längere Aussprache an.
Ausschussmitglied Leienbach bittet darum, in der künftigen Fassung der Geschäftsordnung für die Nutzer des freiwilligen papierlosen Sitzungsdienstes eine Hinweis-E-Mail vorzusehen, sobald die Sitzungsunterlagen im System zum Download bereit stehen. Bürgermeister Gennies sagt zu, den Entwurf bis zur Ratssitzung anzupassen.
Ausschussmitglied Bernd Krämer bittet darum, eine Schulung für die künftigen Nutzer durchzuführen. Die Verwaltung sagt dies zu.
Ausschussmitglied Funke regt an, auch die Gremien der BGW und von monte mare mit in das System zu integrieren. Bürgermeister sagt zu, dies zu überprüfen.
Bürgermeister Gennies ruft zur Abstimmung auf.
Abstimmungsergebnis:
Dafür: |
16 |
dagegen: |
0 |
Enthaltung: |
1 |